PPF, PA, EDI : qui fait quoi
dans la facturation électronique ?

Le PPF : l’annuaire et le concentrateur de l’État

Le portail public de facturation (PPF) est l’infrastructure publique de la réforme. Dans le projet initial, il devait aussi servir de solution gratuite pour émettre et recevoir des factures. Ce n’est plus le cas : le PPF ne propose plus de portail gratuit d’émission, et toute entreprise doit passer par une plateforme agréée, comme le rappelle l’administration fiscale sur impots.gouv.fr.

Il conserve deux missions centrales. D’abord, il tient l’annuaire des destinataires : pour chaque entreprise, il indique quelle plateforme reçoit ses factures. Ensuite, il joue le rôle de concentrateur : les données de facturation et d’e-reporting transmises par les plateformes y arrivent avant d’être exploitées par l’administration fiscale.

Pour suivre concrètement le trajet d’une facture entre l’annuaire et les plateformes, notre article sur la façon dont vos factures circulent depuis le 1er septembre détaille chaque étape avec un schéma.

Les plateformes agréées : le passage obligatoire

La plateforme agréée (PA) est un prestataire privé immatriculé par la DGFiP. C’est elle qui émet vos factures au format structuré, les remet à la plateforme de votre client, réceptionne vos factures fournisseurs et transmet à l’administration les données dont elle a besoin. La liste officielle recense 166 plateformes, et aucune n’a encore obtenu d’agrément définitif. La liste officielle est publiée et mise à jour sur impots.gouv.fr, et notre panorama des plateformes agréées la reprend avec leurs statuts.

Une PA cumule plusieurs fonctions que l’ancien schéma répartissait entre plusieurs acteurs :

• Émission : production de la facture dans un format du socle (UBL, CII ou Factur-X) et envoi à la PA du destinataire.
• Réception : mise à disposition des factures fournisseurs, quel que soit le logiciel de l’émetteur.
• Cycle de vie : remontée des statuts (déposée, rejetée, refusée, encaissée) entre les deux parties.
• Transmission fiscale : envoi des données de facturation et d’e-reporting vers le concentrateur public.

Beaucoup de logiciels de facturation grand public se sont fait immatriculer pour jouer ce rôle eux-mêmes. C’est le cas d’Indy, de Tiime ou de Pennylane : pour leurs utilisateurs, le logiciel et la plateforme ne font qu’un.

L’EDI : un canal d’échange, pas un statut réglementaire

L’EDI (échange de données informatisé) existe depuis des décennies dans la grande distribution, l’industrie ou la logistique. Il désigne une manière d’échanger des documents commerciaux entre systèmes d’information, selon des formats normalisés et des connexions établies entre partenaires. Ce n’est ni une plateforme ni un agrément.

La réforme ne supprime pas l’EDI, mais elle change sa place dans la chaîne. Une facture entre deux entreprises assujetties à la TVA en France doit désormais transiter par une plateforme agréée. Deux configurations se présentent :

• Votre prestataire EDI s’est fait immatriculer : il devient votre PA et conserve vos connexions existantes.
• Votre prestataire EDI n’est pas immatriculé : il continue de traiter vos flux, mais doit les acheminer vers une PA qui assure l’envoi au destinataire et la transmission fiscale.

Les opérateurs de dématérialisation : utiles, mais en amont

Les opérateurs de dématérialisation (OD) regroupent tous les prestataires qui interviennent sur vos factures sans être immatriculés : numérisation de factures papier, conversion de formats, outils de saisie, éditeurs de logiciels de gestion, services d’acheminement. Leur rôle reste légitime, mais il est encadré.

Un OD peut préparer, convertir et transporter vos factures. Il ne peut en revanche ni les remettre directement à votre client, ni transmettre les données à l’administration. Ces deux actes sont réservés aux plateformes agréées. Concrètement, un OD signe un accord avec une ou plusieurs PA et leur confie les flux qu’il traite pour vous.

Ce que dit le cadre fixé par l’administration : l’émission, la réception et la transmission des données de facturation entre assujettis passent par une plateforme immatriculée. Les autres prestataires peuvent intervenir, mais uniquement en se connectant à l’une d’elles.

Synthèse CFE d’après la documentation officielle impots.gouv.fr et l’article 289 bis du CGI

Le circuit d’une facture de bout en bout

Une fois les rôles posés, le trajet d’une facture devient lisible. Prenons un fournisseur qui facture un client, chacun ayant choisi sa propre PA.

1. Le fournisseur crée sa facture dans son logiciel, ou la produit via son ERP et son prestataire EDI.
2. Sa PA vérifie les mentions obligatoires et la met au format structuré.
3. La PA interroge l’annuaire du PPF pour savoir quelle plateforme reçoit les factures du client.
4. La facture est remise à la PA du client, qui la met à disposition dans son outil.
5. Les deux PA transmettent les données fiscales au concentrateur public.
6. Les statuts (refus, encaissement) remontent au fournisseur par le même chemin.

Ce circuit suppose que le client soit bien inscrit dans l’annuaire. Lorsque ce n’est pas le cas, des règles particulières s’appliquent : notre article sur le client absent de l’annuaire explique comment émettre quand même votre facture.

Quatre situations concrètes

La réforme couvre une grande variété d’opérations, que l’administration a déclinées en scénarios types. Notre dossier sur les 36 cas d’usage de la facturation électronique les passe en revue un par un. Voici les situations qui posent le plus souvent la question du « qui fait quoi ».

Un indépendant qui facture des PME

Il utilise un logiciel de facturation immatriculé comme PA. Le logiciel s’occupe de tout : format, annuaire, transmission. Son obligation d’émission démarre le 1er septembre 2027, mais il reçoit déjà ses factures fournisseurs par sa PA depuis septembre 2026.

Une ETI qui échange en EDI avec la grande distribution

Elle émet déjà depuis le 1er septembre 2026. Ses flux EDI sont maintenus, mais son prestataire doit être immatriculé ou raccordé à une PA. C’est le cas où l’audit du contrat avec l’opérateur EDI est le plus urgent.

Une PME qui numérise encore des factures papier

Elle peut garder son prestataire de numérisation, qui agit comme opérateur de dématérialisation. Mais la facture papier ne devient pas conforme par la numérisation : à partir de septembre 2027, c’est le fournisseur qui devra l’émettre en format électronique via sa PA. Notre article sur le calendrier des TPE et PME au 1er septembre 2027 détaille ce qu’il faut préparer d’ici là.

Une entreprise qui veut changer de plateforme

Le choix d’une PA n’est pas définitif. Changer implique de mettre à jour l’annuaire, de récupérer l’historique et de veiller à la continuité de réception. La marche à suivre est décrite dans notre guide pour changer de plateforme agréée en cours d’année.

Choisir sa plateforme agréée selon son profil

Le bon interlocuteur dépend surtout de votre point de départ. Si vous facturez depuis un logiciel de gestion simple, le plus direct est de vérifier qu’il est lui-même immatriculé, ou de basculer vers un outil qui l’est. Si vous êtes équipé d’un ERP et de flux EDI, la question porte d’abord sur le statut de votre prestataire EDI et sur la PA à laquelle il se raccorde. Avant de signer, notre outil pour vérifier qu’une plateforme est agréée confirme son inscription sur la liste officielle.

Pour les indépendants et les petites structures, trois logiciels immatriculés reviennent le plus souvent dans nos comparatifs :

Ces trois outils couvrent le rôle de PA de bout en bout, ce qui évite d’empiler un logiciel, un opérateur et une plateforme. Pour une vue d’ensemble des obligations, des formats et du calendrier, reportez-vous à notre guide de la facturation électronique 2026.

FAQ : PPF, PA et EDI